Avantage commercial et gain de productivité : la transformation numérique touche de nombreux secteurs. Les administrateurs de biens et d’autres métiers de l’immobilier en ont bien perçu les bénéfices.
La fin du papier dans l’immobilier
La dématérialisation permet de remplacer petit à petit le papier par une gestion documentaire sur les serveurs d’entreprise ou dans un cloud externalisé. Cette démarche facilite l’accès aux documents liés à la gestion des immeubles, de les partager plus facilement tout en diminuant les risques de perte et en optimisant la place dans les bureaux.
Cette numérisation, facilitée par la loi ALUR, risque bien d’impacter le quotidien des copropriétaires et de favoriser l’émergence de ce que l’on appelle les extranets d’immeubles. Pour rappel, un extranet ressemble à un site internet sauf que l’organisation structure ce réseau pour s’interconnecter avec d’autres parties prenantes. Chaque utilisateur possède donc un login et un mot de passe et tous les internautes ne peuvent pas y accéder. Cela permet d’offrir l’accès à certaines ressources à une poignée de personnes. Dans le cadre de la gestion de copropriété, la mise en place d’extranets sera utile pour donner « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article 25 de la présente loi » (art. 18 I, nouveau de la loi du 10 juillet 1965). La gestion des utilisateurs permettra de donner un accès différencié en fonction du type d’internaute : membre du conseil syndical ou non.
Autre volet de la loi ALUR qui ouvre la porte à la dématérialisation : l’envoi des convocations, des procès-verbaux d’assemblées générales et les mises en demeure se feront de façon numérique.
Une libéralisation de la gestion de copropriété ?
Dès lors que le numérique vient chambouler un secteur, il se retrouve confronté aux normes et restrictions déjà mises en place. Cela s’est vu sur le secteur des transports, de l’hôtellerie ou encore de la santé. L’immobilier n’échappe pas à cette tendance et encore une fois, ce sont d’abord les utilisateurs qui ont poussé le phénomène.
Certains conseillers syndicaux ont en effet mis en avant la nécessité de communiquer de façon plus fluide et plus simple avec les autres copropriétaires ou les membres du conseil et n’ont pas attendu pour mettre en place leurs propres intranets, bien avant qu’une loi vienne tenter d’encadrer les processus. Le résultat est bien perceptible : de nombreux sites d’immeubles existent aujourd’hui et permettent de regrouper les documents indispensables à la bonne gestion d’un immeuble ou d’une résidence. De plus, ces sites privés ont adopté une approche collaborative, autre terme à la mode, en laissant le soin aux utilisateurs de venir enrichir le contenu. L’objectif de ces sites est de faciliter la transmission des données et des informations.
Toutefois, maintenant que ces sites ont été lancés, il est important d’encadrer certaines pratiques, notamment en cas de mésentente, pour ne pas voir le contenu d’un intranet ou d’un extranet hébergé chez un syndic professionnel être “confisqué” ou supprimé par un copropriétaire mécontent. Comme pour tout service web, certaines bonnes pratiques sont à mettre en place : systèmes de sauvegarde, confidentialité des données, etc.
Un système intéressant… mais pas encore indispensable
De nombreux administrateurs de biens voient déjà l’utilité de ces extranets : un gain de temps considérable pour tout ce qui concerne la gestion comptable, la gestion électronique des documents, la recherche d’informations, les échanges avec les tiers, les entreprises prestataires, les notaires, etc.
Pourtant, si nous avons vu tout à l’heure que certains copropriétaires avaient déjà mis en place leur propre intranet, ce système n’est pas encore rentré dans les mœurs. Ainsi, selon l’Association des Responsables de Copropriétés, les syndics de sont pas encore prêts à mettre en ligne tous les documents de la copropriété et privilégient toujours une gestion manuelle. Derrière ce fait se cache aussi la crainte des gestionnaires de copropriété de ne plus avoir accès à leurs documents, d’être limités dans les modifications de ces derniers, de ne pas savoir où sont stockées les données, d’ignorer qui y a accès ou encore d’être obligé de payer des frais de transferts de données d’un syndic à l’autre en cas de changement. Des craintes auxquelles la loi ALUR n’a pas encore réussi à répondre.
Des problèmes de coût ?
Enfin, il faut prendre en considération le coût de la mise en place de telles solutions et ce qu’elles peuvent engendrer. Prenons l’exemple de l’envoi des convocations aux Assemblées Générales, qui nécessite de respecter une procédure stricte. Il faut que la décision de convoquer l’assemblée soit prise soit par le conseil syndical soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix, ce qui va impliquer une signature électronique dans le cadre de la dématérialisation du processus. Le syndic doit ensuite convoquer l’assemblée dans les 8 jours et les copropriétaires vont ainsi devoir aller s’identifier sur la plateforme en ligne et envoyer un accusé de réception électronique. Si cette démarche n’est pas faite, on est alors obligé de faire parvenir aux copropriétaires une lettre recommandée afin qu’ils fassent leur retour. Une procédure longue et qui mêle encore numérique et papier.
La mise en place d’un tel système demande beaucoup d’adaptation de la part des utilisateurs et engendre aussi des coûts de déploiement que les copropriétaires ne sont peut-être pas prêts à payer simplement pour que “l’information circule mieux”.
La dématérialisation, bénéfique pour les professionnels
La numérisation de l’immobilier présente beaucoup d’avantages mais ceux-ci sont avant tout visibles pour les professionnels. Le gain de temps, la productivité et l’amélioration de la communication et des échanges de documents engendrés par la transformation numérique font de ces derniers les premiers bénéficiaires de la dématérialisation.
Il faut également ajouter la numérisation des processus qui touchent d’autres métiers de l’immobilier, comme la vente. Grâce au marketing automation, les conseillers commerciaux disposent de véritables bases de données afin de mieux convertir les prospects en clients et ainsi augmenter le chiffre d’affaires de leur entreprise.
Enfin, l’analyse des données sera le futur grand enjeu de l’immobilier. Comme dans les autres secteurs, connaître précisément son marché est un atout indispensable pour prendre de l’avance sur la concurrence mais aussi pour personnaliser la relation client et améliorer la qualité de service.
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