La question que de nombreux gestionnaires immobiliers sont amenés à se poser aujourd’hui est : « Dois-je m’équiper d’un logiciel de ticketing pour la gestion quotidienne des biens immobiliers dont j’ai la charge? ». Cette interrogation est légitime car il y de fortes chances que ces professionnels exploitent déjà un logiciel immobilier permettant de gérer les aspects administratifs et comptables des biens de l’autre. Alors envisager un nouveau logiciel front office qui permet gérer à la fois les clients et les fournisseurs mérite réflexion. Aussi, le meilleur axe pour apprécier ce nouveau type de logiciel immobilier est certainement d’étudier sa rentabilité pour votre entreprise de gestion immobilière.
1. Optimisation de la gestion des opérations
a. L'importance de la relation fournisseur
Pour un gestionnaire immobilier, gérer des incidents consiste à exécuter une série de tâches qui se répètent à chaque intervention. Pour autant, toutes dépendent généralement de l’intervention d’un prestataire extérieur. Le fournisseur missionné se trouve en effet au cœur de la gestion de chaque incident immobilier. Par conséquent, améliorer la qualité de sa relation fournisseur et s’assurer de la parfaite exécution de sa mission est au cœur de la relation client.
b. L’automatisation et le suivi des actions
Bon nombre de ces actions répétitives ne nécessitent pas la valeur ajoutée d'un gestionnaire professionnel et relèvent de tâches chronophages. Pour les mettre en œuvre, l’utilisation d’un logiciel de ticketing immobilier s’avère extrêmement utile puisqu’il va automatiser l’exécution de la plupart d’entre elles ou leur préparation, à savoir :
✔️Capter et identifier la demande d’intervention : De qui s’agit-il ? Où a lieu l’incident ? Qui est le gestionnaire ?
✔️Envoyer la demande au fournisseur : Missionner le prestataire adapté en lui communicant les informations dont il aura besoin.
✔️ Relancer le fournisseur : Assurer automatiquement le suivi de l’intervention jusqu’à son terme.
✔️ Informer le client : Permettre au client de connaître l’état d’avancement de sa demande.
✔️ Envoyer la facture : Émettre la facture et suivre son règlement.
✔️ Demander une évaluation : Solliciter le client pour apprécier la qualité de l’intervention en vue d’une constante amélioration du service.
2. Gagner en productivité
L’automatisation des tâches qui améliore la qualité et le suivi de l’intervention du fournisseur a un impact direct sur le fonctionnement de l’entreprise.
a. Un outil de ticketing pour gagner du temps
L’automatisation dans la gestion d’un incident pour un gestionnaire immobilier constitue un énorme gain de temps pouvant aller jusqu’à 70 %. En effet, elle permet de réaliser de nombreuses tâches qui étaient mal réalisées ou ne l’étaient plus du tout par manque de temps. Certes, l’outil de ticketing est en mesure d’exécuter par lui-même un certain nombre de tâches mais il permet aussi de reprendre la main sur d’autres qui avaient été purement et simplement mises de côté faute de moyen pour les exécuter correctement. Il s’agit pourtant d’actions importantes telles qu’informer l’occupant de la date d’intervention, prévenir le conseil syndical de l’incident ou encore notifier le propriétaire de l’incident dans son logement.
b. Dégager du temps pour la préservation de mandats
Si le logiciel de ticketing immobilier d’optimiser leur temps de travail, les collaborateurs en tirent un grand bénéfice. L’automatisation offre la possibilité de mieux prendre en charge plus d’incidents et de les mener correctement à terme. Mais aussi, le temps ainsi libéré peut être consacré à des tâches nettement plus productives telles que la recherche de nouveaux clients. Plus besoin de tronçonner son temps pour relancer le fournisseur et/ou adresser un mail au client afin de lui expliquer où en est la réparation de sa fuite d’eau : l’outil de ticketing s’en charge.
3. Diminuer la pénibilité du travail des collaborateurs
Bien qu’on ait parfois tendance à l’oublier, la rentabilité d’une entreprise est intrinsèquement liée à la stabilité de ses collaborateurs.
a. Réduire les coûts liés à un important turn over
Aujourd’hui, la qualité de service dans l’immobilier dispose d’un NPS (Net Promoter Score) de – 46 ce qui est nettement inférieur à la moyenne des autres activités de service. La raison principale est que la plupart des gestionnaires immobiliers continuent d’accompagner leurs clients avec des outils de back office plutôt destinés à gérer les questions administratives et comptables. Ceux-ci ne sont pas adaptés pour faire face à la quantité importante de demandes d’interventions de leur portefeuille. L’utilisation d’outils obsolètes qui rend le travail des collaborateurs pénible est une des principales causes de leur départ de l’entreprise. Or, un important turn over des gestionnaires immobiliers, outre de coûter extrêmement cher à l’entreprise (près d’un an de salaire par collaborateur), génère une perte de clients assurée.
b. Structurer l’optimisation de la relation client
À ce manque de confort professionnel s’ajoute le mécontentement des clients qui se répercute instantanément sur les collaborateurs. L’utilisation d’un logiciel de ticketing immobilier, qui est au contraire un outil front office, améliore directement le confort de travail par sa maniabilité, son efficacité et surtout parce qu’il génère de la satisfaction client. L’activité de gestion des incidents étant moins pénible, les collaborateurs sont moins tentés de quitter l’entreprise. En d’autres termes, il est moins couteux pour une entreprise de satisfaire ses collaborateurs pour les conserver et conserver par la même occasion une clientèle satisfaite afin de pérenniser son chiffre d’affaires. D’autant plus que des clients contents sont de formidables promoteurs pour en acquérir de nouveaux sans pour autant augmenter ses frais marketing.
La solution Inch qui est un logiciel de ticketing immobilier est l’outil de rentabilité par excellence pour une entreprise de gestion immobilière. Elle favorise l’optimisation de la gestion des incidents, le gain de temps pour augmenter sa productivité et contribue au confort des professionnels dans leur travail. En cela, elle se situe au cœur de la satisfaction client et de l’amélioration de votre image de marque.
