Dans le quotidien d’un gestionnaire de copropriété, il y a des tâches fastidieuses qui se répètent année après année, et dont on se passerait bien. Parmi elles : la génération des décomptes de charges prévisionnels.
Cette étape, pourtant obligatoire avant chaque Assemblée Générale (AG) de validation des comptes, est souvent synonyme de casse-tête administratif : récupérer les bonnes données, les structurer pour chaque copropriétaire, les rattacher aux bons exercices ou travaux, puis les fusionner dans les convocations… Un vrai parcours du combattant, surtout quand les outils à disposition sont rigides ou que tout repose sur des manipulations manuelles.
Heureusement, ça, c'était avant.
Ce que ça donne sans automatisation : temps perdu et erreurs potentielles
Imaginez : vous clôturez un exercice comptable. Il vous faut maintenant générer un document de décompte pour chaque copropriétaire, en lien avec les charges prévisionnelles de l’exercice... et aussi pour tous les travaux clôturés durant cette période. Une fois ces documents créés, vous devez les stocker proprement, sans rien oublier. Puis, au moment de convoquer l’AG, vous devez :
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Identifier tous les éléments à approuver,
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Regrouper les bons décomptes,
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Générer un PDF unique par copropriétaire, contenant les pièces adéquates,
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Et bien sûr, intégrer tout cela à la convocation, dans le bon ordre, au bon format.
Chaque oubli, chaque erreur de rattachement, chaque mauvaise version peut entraîner incompréhension, mécontentement, voire des contestations. Et au passage, tout ça prend des heures de travail, alors qu’il s’agit d’un processus récurrent, prévisible, parfaitement automatisable.
La bonne nouvelle : Inch l’a fait.
Chez Inch, on écoute les gestionnaires. Cette douleur bien connue, on l’a entendue des dizaines de fois. C’est pourquoi nous avons développé une nouvelle fonctionnalité : la génération automatique des décomptes de charges prévisionnels, directement intégrée à votre processus de clôture et de convocation d’AG.
Concrètement, cette fonctionnalité fonctionne en deux grandes étapes :
1. À la clôture d’un exercice ou de travaux
Lorsque vous clôturez un exercice comptable dans Lobby, Inch vous propose automatiquement de générer les documents suivants :
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Décomptes prévisionnels des charges courantes de l’exercice, pour chaque copropriétaire,
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Décomptes prévisionnels des travaux clôturés, toujours individualisés par copropriétaire.
Ces documents sont rattachés à l’exercice ou aux travaux concernés, et accessibles directement sur la page de clôture. Une nouvelle section “Décomptes prévisionnels” est créée dans les annexes comptables, pour une consultation simple et claire.
Bonus : si vous devez rouvrir puis re-clôturer un exercice, les anciens documents sont supprimés et régénérés proprement. Fini les doublons et les versions périmées.
2. Au moment de convoquer une AG
Quand vient le temps d’organiser une AG avec des résolutions d’approbation (exercice ou travaux), Inch va plus loin :
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Le système identifie automatiquement tous les éléments à approuver,
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Pour chaque copropriétaire, un document unique est généré, fusionnant l’ensemble des décomptes prévisionnels concernés,
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Ce document est inséré au bon endroit dans la convocation : entre la lettre de convocation et les annexes.
Et surtout : aucune manipulation manuelle à faire. Inch gère le rattachement, la personnalisation, l’assemblage, le classement. Vous gagnez un temps précieux et vous assurez une communication fluide et complète avec chaque copropriétaire.
Ce que vous y gagnez, concrètement
- Gain de temps : plus besoin de jongler entre fichiers Excel, exports PDF et copier-coller laborieux. Tout est prêt, en quelques clics.
- Fiabilité : les documents sont toujours à jour, rattachés aux bons éléments, générés de manière homogène.
- Clarté : pour vous comme pour les copropriétaires, la documentation envoyée est structurée, compréhensible et complète.
- Conformité : vous respectez les obligations d’information en AG, sans effort supplémentaire.
En résumé
Ce type de fonctionnalité peut sembler "technique", mais son impact est bien réel : moins de stress, plus de rigueur, et beaucoup moins de temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée.
Inch continue d’automatiser le back-office des gestionnaires pour vous libérer l’esprit. Et ce n’est qu’un début.
👉 Vous voulez tester cette nouveauté ? Elle est déjà disponible sur votre interface Lobby, prête à l’emploi. Et si vous n'êtes pas encore client, notre équipe reste à votre disposition si vous souhaitez programmer une démo.
