Depuis les premiers logiciels de syndic des années 90, les éditeurs ont progressivement fait évoluer leurs produits au fil des mutations de la profession. Initiée par la loi SRU, puis plus récemment par les lois ALUR et ELAN, la transformation du métier de gestionnaire immobilier ne cesse de se poursuivre, d’autant plus que les comportements de la clientèle ont eux aussi changé. Toutes ces nouvelles contraintes ont nécessairement un impact sur les outils informatiques nécessaires au syndic pour sa gestion. En effet, ceux-ci doivent répondre à de nouveaux besoins de la part des professionnels.
Par conséquent, ceux qui ont investi dans un logiciel de copropriété, il y a maintenant plusieurs années, sont parfois confronté à des produits inadaptés, voire obsolètes. C’est pourquoi l’ajout de fonctionnalités à leur outil existant s’avère totalement prégnant.
1. Évaluez les besoins du logiciel de gestion de votre syndic
Le syndic doit au préalable déterminer quelles sont les carences de son logiciel.
a) Les raisons d’ajouter des fonctionnalités à un logiciel de syndic
- Pourquoi ?
La raison primordiale est l’amélioration de la productivité. Gagner en performance par l’automatisation et la dématérialisation apparaît aujourd’hui une évidence. Les nouvelles technologies offrent désormais un large panel d’outils qui améliorent l’accomplissement de nombreuses tâches particulièrement lourdes, tout en améliorant la valorisation du travail du gestionnaire. Par ailleurs, on peut affirmer que l’amélioration de la relation client constitue également une nouvelle exigence de taille que l’on doit avoir envers un outil de gestion de syndic. - Quand ?
La nécessité d’ajouter des fonctionnalités au logiciel de syndic peut paraître propre à chaque professionnel compte tenu de ses besoins spécifiques. Mais de toute évidence, un logiciel bien pensé et adapté engendre une amélioration incontestable en matière de satisfaction client, de fidélisation des collaborateurs et de préservation du chiffre d’affaires. Il n’y a donc plus de temps à perdre, vous devez améliorer votre outil de gestion, d’autant plus si vous souhaitez mettre la relation client au cœur de votre activité.
b) Les fonctionnalités incontournables pour un logiciel de copropriété
Chaque éditeur de logiciel de syndic propose de nombreuses fonctionnalités, de tous ordres et pour tous les besoins. Voici celles qui apparaissent comme particulièrement indispensables :
- Un CRM : celui-ci permet de suivre les relations avec les copropriétaires, les fournisseurs et les locataires tout en gérant leurs interactions.
- Une plateforme de communication multicanale : tous les moyens de communication sont regroupés sur un même support afin d’assurer une transmission de l’information efficace.
- Un référentiel patrimoine : un extranet par immeuble, intégré au logiciel de syndic, regroupe l’ensemble des renseignements essentiels à la copropriété et les rend accessibles aux personnes concernées.
- Un outil de reporting : l’information des copropriétaires sur les actions du syndic se fait par la génération d’un compte-rendu régulier
- Un système de ticketing : le suivi de chaque incident est assuré par l’émission d’un ticket transmis aux personnes concernées afin de gérer leurs interventions
- Un outil de comptabilité : l’émission et le règlement des factures se font en ligne
- Un dispositif de gestion des contrats : Les contrats sont générés automatiquement et peuvent être signés en ligne
- Un outil de gestion d’assemblée générale : les convocations et les tenues d’assemblée sont simplifiées.
2. Choisissez une solution technique performante
Une fois vos besoins identifiés, la mise en œuvre des nouvelles fonctionnalités de votre logiciel de syndic doit être optimale.
a) Pensez à la compatibilité avec votre outil de gestion de syndic
Le principal écueil à éviter est la question de la compatibilité des fonctionnalités dont vous souhaitez disposer avec votre logiciel actuel. En effet, selon la vétusté de celui-ci ou son mode de fonctionnement, elles seront difficilement exploitables. Dans certaines situations extrêmes, elles ne pourront même pas être intégrées à votre logiciel de copropriété.
C’est ainsi qu’un logiciel « SaaS », c’est-à-dire installé sur un serveur externalisé et accessible par un simple connexion internet, peut plus facilement supporter des fonctionnalités supplémentaires qu’un logiciel « On-premise », installé en local sur le serveur de l’entreprise.
b) Inch : l’éditeur de logiciel de syndic aux multiples fonctionnalités
Dans ces conditions, il est important de bien choisir son éditeur de fonctionnalités complémentaires. Ses solutions doivent être flexibles et proposer un accompagnement pour leur intégration. Il faut vous assurer qu’il est en mesure de s’interfacer avec votre propre logiciel de gestion comptable.
Avec la solution Inch, vous ne prenez aucun risque. Elle dispose d’une interface permettant une connexion entre tous les progiciels de gestion comptables (ERP) actuellement exploités et sa propre base de données. En conséquence, toutes les fonctionnalités que vous souhaitez seront rajoutées :
- Soit en API c’est-à-dire par Interface de programmation d’application instantanée,
- Soit en EDI c’est-à-dire par un échange informatisé de données dans lequel l’ERP comptable a un rôle actif,
- Soit par le biais de requêtes sur la base de données de l’ERP comptable et auquel cas ce dernier a un rôle passif.
Dans ces conditions, la solution Inch écarte définitivement la question de la compatibilité et sa souplesse d’utilisation rend accessibles toutes les nouvelles fonctionnalités. API, ERP, EDI... ce jargon informatique vous laisse perplexe ? Toute l’équipe d’Inch est disponible pour vous éclairer et vous accompagner dans le processus d’amélioration de votre outil de gestion de syndic.
En définitive, les nouveaux enjeux du métier de syndic relèvent tous de la relation client. Les copropriétaires sont plus que jamais en demande d’une meilleure considération et d’une plus grande transparence. La réassurance envers la profession est désormais en jeu.
Cet objectif sera atteint au travers d’un accompagnement de la relation syndic/copropriétaire. Parfaitement conscient de cette nécessité, Inch permet aux professionnels de l’administration de biens d’ajouter rapidement et facilement des fonctionnalités à leur logiciel de syndic afin de le rendre plus adapté aux nouvelles attentes de leurs clients. Mais également conscients que cette transformation nécessite un accompagnement, nous sommes à vos côtés pour qu’elle se fasse dans les meilleures conditions.
