Comment gérer efficacement les conflits en AG?

Les conflits en Assemblée Générale peuvent avoir de lourdes conséquences dans la gestion d’une copropriété. Voici nos conseils pour apprendre à les anticiper et les gérer de façon efficace.

Pour qu’une Assemblée Générale de copropriétaires se déroule pour le mieux, il est important de connaître les différents types de conflit, d’entretenir une bonne relation avec les copropriétaires pour que l’origine des conflits ne vienne pas du syndic et enfin de savoir comment les anticiper ou les gérer au mieux.

Les conflits avec le syndic

Le syndic peut lui aussi être une source de conflits lors d’une Assemblée Générale. Le syndicat des copropriétaires peut alors se retourner contre le syndic en cas d’erreurs, de fautes ou de négligences de ce dernier et ainsi engager sa responsabilité civile ou pénale.

De mauvaises relations entre le syndic et les copropriétaires

Parmi les objectifs du syndic, il y a la nécessité de faire en sorte que tout se passe pour le mieux entre les copropriétaires. Le problème actuel est que la plupart des Français sont mécontents de leur syndic et se plaignent de son manque de transparence et de communication. Avant de pouvoir résoudre les conflits, il est donc primordial pour le gestionnaire de biens d’être en bons termes et en contact régulier avec le conseil syndical.

Le taux d’insatisfaction des copropriétaires envers le syndic est principalement dû à la relation qu’entretiennent les deux parties. Il n’y a plus de relation entre le syndic et les copropriétaires ou alors une relation détériorée.

Une dégradation de la vie au quotidien

La plupart des copropriétaires sont insatisfaits du travail de leur syndic : voir dans leur immeuble des ampoules non remplacées, des locaux mal entretenus ou un ascenseur qui tombe régulièrement en panne sans aucune intervention de la part du gestionnaire. Cela semble être un détail, mais lorsque cela arrive plusieurs fois par an et que les copropriétaires en font l’amer constat depuis des années, le taux de satisfaction et la confiance accordée au syndic en prennent un sacré coup !
Face à un taux d’insatisfaction croissant, les syndics ne répondent pas forcément ou appliquent des méthodes de travail encore trop anciennes.

Savoir anticiper et résoudre les conflits

Être présent

Le meilleur moyen d’anticiper les conflits est d’entretenir une relation avec les copropriétaires en échangeant souvent avec eux. Plus la confiance est présente et plus il sera facile d’anticiper et de désamorcer un conflit.

Pour une bonne gestion des biens, le syndic doit être présent de façon régulière et mettre en place des visites mensuelles ou hebdomadaires en fonction de la taille de la copropriété. Il doit aussi, autant que faire se peut, participer aux AG afin de tenir son rôle de secrétaire de séance, d’établir l’ordre du jour et de dresser le procès-verbal des décisions votées.

Cela aura pour effet de maintenir les liens avec le conseil syndical et de constater les dysfonctionnements potentiels dans les parties communes.

Avoir les bons outils

Faire preuve de transparence dans les démarches est aussi très bénéfique pour la relation entre gestionnaires de biens et copropriétaires. La digitalisation des entreprises touche aussi les professionnels de l’immobilier et de nombreux outils existent désormais pour fluidifier les échanges entre les syndics et leurs clients.
Ces outils peuvent servir à anticiper les demandes des copropriétaires, suivre les événements d’une copropriété (changements de code d’entrée, travaux…) ou encore retrouver l’historique des échanges entre les copropriétaires et le syndic ou entre le syndic et les prestataires, etc.

Résoudre les troubles de voisinage

Les copropriétaires peuvent demander l’intervention du syndic en cas de conflit. Une fois les troubles détaillés dans une lettre recommandée avec accusé de réception, le syndic doit envoyer un avertissement à la personne responsable des nuisances en lui rappelant le règlement et les interdictions en vigueur au sein de la copropriété et son obligation de les respecter. Si les troubles persistent, le syndic peut appliquer des sanctions voire une action en justice avec intervention d’un huissier pour constater les nuisances (cette action est toutefois à appliquer en derniers recours et nécessite l’accord de l’AG).
Le syndic peut aussi faire part au conseil syndical des actions qu’il va entreprendre afin d’entamer un désamorçage du conflit entre les copropriétaires mais aussi pour montrer qu’il est actif et prend en considération les demandes du syndicat.

Faire jouer la concurrence

L’aspect financier sera toujours l’un des points les plus importants abordés lors d’une AG. Lorsque certains frais paraissent trop élevés, notamment en ce qui concerne les travaux d’entretien, le syndic doit avoir le réflexe de faire jouer la concurrence. Prenons l’exemple d’un électricien qui présente des factures trop élevées aux yeux du conseil syndical : en cas de nouvelle intervention, le syndic doit faire une mise en concurrence et sélectionner d’autres prestataires. Il est d’ailleurs conseillé pour le syndic de demander des devis à plusieurs entreprises et de les présenter au syndicat des copropriétaires afin d’être totalement transparent.

Les différentes étapes pour résoudre un conflit

Lorsqu’un conflit éclate au sein d’une Assemblée Générale, le syndic doit jouer son rôle d’arbitre et tout mettre en œuvre pour trouver une solution rapide et efficace.

S’il dispose des bons outils de communication et entretient de bonnes relations avec le conseil syndical, il sera en mesure de diagnostiquer les causes et les éléments négatifs de la situation.

Le gestionnaire de biens doit ensuite adopter une posture positive et bien mettre en avant le fait que chaque problème a une solution. Celle-ci sera plus ou moins longue à mettre en place et plus ou moins coûteuse mais il serait pire de ne pas faire bouger les choses. Le fait de se positionner dans un registre positif incite les copropriétaires à vous suivre et à vouloir sortir de l’impasse.

L’étape suivante consiste à mettre en place un plan d’action pour s’extirper de la situation de crise. Par exemple, en cas de non paiement des charges par un copropriétaire, le syndic doit expliquer les différentes étapes qu’il va suivre pour que ce dernier s’acquitte de sa dette : mise en demeure puis recouvrement de l’intégralité des appels de charge, assignation en justice, etc. Il est important d’être très clair sur le déroulé des démarches.

Le syndic ne doit pas hésiter à fixer des échéances en cas de conflit avec un des copropriétaires. On peut reprendre ici l’exemple cité plus haut au sujet des nuisances sonores : le gestionnaire peut ici informer le conseil syndical que si le trouble persiste passé une certaine date, il entamera la procédure légale d’avertissement. C’est également valable pour les travaux et les différents prestataires auxquels le syndic fait appel : il est important de fixer une date de fin de travaux et de tenir le syndicat informé de cette date et des échanges qui ont lieu avec le responsable des travaux.

En appliquant tous ces conseils, les Assemblées Générales ont de grandes chances de se dérouler de façon un peu plus sereine et les relations entre les syndics et les copropriétaires devraient nettement s’améliorer.

Les différents types de conflit entre copropriétaires

Les troubles de voisinage

Dans une copropriété, il est courant de voir des affiches avec indiqué “Nul ne doit causer à autrui un trouble anormal de voisinage”. Cet arrêté du 19 novembre 1986 stipule donc qu’en cas de trouble anormal, l’auteur de celui-ci est directement responsable sans que la victime ne se trouve dans l’obligation de prouver la faute de ce dernier. Toutefois, pour être condamnable, l’auteur des nuisances doit être conscient des troubles causés.

Il est important de bien savoir quels sont les différents types de troubles anormaux de voisinage. On retrouve ainsi :

les bruits d’activités : sont considérés comme tels les bruits causés de nuit comme de jour par une activité professionnelle, comme par exemple la tenue d’un bar.
les bruits de comportement : le fait de jouer d’un instrument de musique tard le soir ou à un volume excessif, les cris répétés, les appareils électroménagers bruyants, les nuisances sonores dûes aux animaux domestiques, etc. Tous ces bruits sont considérés comme des troubles anormaux s’ils sont faits de façon répétée, intense, durable dans le temps et de jour. S’ils ont lieu la nuit (entre 22h et 7h), on ne parle alors pas de bruits de comportement mais de tapage nocturne.
les nuisances olfactives : leur caractère anormal nécessite d’être apprécié par un juge. Ces nuisances peuvent être émises par un particulier ou une société.

Les troubles causés lors de travaux d’ordre privé

Les conflits qui éclatent en Assemblée Générale peuvent aussi venir du fait qu’un des copropriétaires a entamé des travaux dans son lieu de résidence sans en avertir le voisinage. L’entame de travaux de construction ou de rénovation lourds doit être faite dans le respect des règles de la copropriété. Elle nécessite également l’obtention des autorisations nécessaires et la prise en compte des droits de ses voisins.

Les travaux sont soumis à une réglementation stricte :
pour les travaux d’ordre privatif, il n’est pas nécessaire d’avertir le syndic. Vous êtes donc libre d’effectuer des travaux de peinture, de revêtement de sol, d'électricité ou modification des cloisons intérieures. Attention toutefois à ne pas toucher aux murs porteurs.

pour les travaux dans les parties communes, il est indispensable d’avoir une autorisation préalable de la copropriété. Il en va de même pour les radiateurs, canalisations et tuyauteries de chauffage collectif.

Les problèmes de paiement

Les problèmes de paiement sont aussi une source de conflit courante lors des Assemblées Générales. Il arrive qu’un copropriétaire soit “défaillant”, c’est-à-dire qu’il ne paie pas les charges ou accumule du retard dans le paiement des charges. Il existe deux types de profil : les copropriétaires qui ne peuvent pas payer (cela arrive souvent en cas de travaux importants, ils ont alors la possibilité de demander lors de l’AG un paiement étalé dans le temps) et ceux qui ne veulent pas payer, bien souvent parce qu’ils estiment que certaines charges sont tout bonnement injustifiées.

Les usages abusifs de la part des copropriétaires

Les usages abusifs sont des gênes provoquées par un copropriétaire ou un locataire et qui sont contraires aux règles de vie commune. Les exemples les plus fréquents sont le linge qui sèche sur les balcons, un changement de store qui ne s’inscrit pas dans l’esthétique de la résidence, des peintures de volet non conformes, etc. Globalement, les usages abusifs ont trait à l’apparence externe de l’immeuble ou de la résidence.

On retrouve aussi des abus comme les dépôts inappropriés d’encombrants ou d’ordures, le non-respect des places de parking, etc.

La mauvaise exécution des travaux

Lorsque des travaux ont été mal exécutés, le syndicat des copropriétaires et le syndic peuvent engager des actions contre les entreprises ou le maître d’œuvres pour malfaçons ou vices de construction. Le choix des garanties à faire jouer peut provoquer une certaine discorde lors des AG et il est important que le gestionnaire de biens prenne les devants pour que les dommages causés à la copropriété soient réparés.