Envoyez vos courriers administratifs en un clic

Inch continue d’automatiser le quotidien des gestionnaires immobiliers et des syndics de copropriété avec une nouveauté attendue : l’envoi de courriers administratifs directement depuis la plateforme. Ce module permet de générer, envoyer, suivre et archiver vos courriers en quelques clics, sans jamais quitter l’interface. Fini les impressions, les enveloppes et les allers-retours à La Poste. Inch s’en charge pour vous.

Pourquoi certains courriers doivent encore partir par voie postale

Dans la gestion immobilière, tout ne peut pas se régler par email. De nombreux documents nécessitent un envoi postal, parfois en recommandé, pour des raisons légales ou contractuelles.

C’est le cas notamment pour :

• les convocations aux assemblées générales,
  
  
• les mises en demeure de paiement,
  
  
• l’envoi des procès-verbaux d’AG,
  
  
• les notifications de travaux ou de décisions collectives,
  
  
• certaines relances formelles ou résiliations de contrat.
  
  

Ces envois impliquent non seulement des formats et des délais stricts, mais aussi une preuve de dépôt pour sécuriser les échanges. Le courrier postal reste, dans ces cas précis, la seule méthode fiable et opposable juridiquement.

Ce que ça change concrètement pour les équipes

Avant cette fonctionnalité, envoyer un courrier impliquait plusieurs étapes manuelles : rédaction, impression, mise sous pli, affranchissement, déplacement à La Poste, puis archivage des preuves d’envoi. Ce processus, répété des dizaines de fois par mois, mobilise du temps et de l’attention, avec une forte probabilité d’erreur ou d’oubli.

Désormais, Inch permet :

• de générer le courrier depuis un modèle prérempli avec les données du dossier,
  
  
• de choisir le mode d’expédition (courrier simple ou recommandé),
  
  
• de l’envoyer en un clic via un partenaire postal,
  
  
• d’archiver automatiquement le document et sa preuve d’envoi dans le bon immeuble ou lot.
  
  

En pratique, une tâche de 20 à 30 minutes est réduite à quelques secondes, sans compromis sur la conformité ou la traçabilité.

Des bénéfices au quotidien, pour l’équipe comme pour les clients

Cette automatisation améliore d’abord le confort de travail des gestionnaires. Elle libère du temps sur des tâches administratives à faible valeur ajoutée, tout en réduisant les risques d’erreur humaine. Cela permet de se concentrer sur des sujets prioritaires : la relation client, les urgences, les interventions ou les AG.

Côté client, c’est tout aussi bénéfique. Les courriers sont envoyés plus vite, de manière plus fiable, avec une forme professionnelle constante. Cela renforce la confiance des copropriétaires et locataires, tout en améliorant la perception de réactivité et de sérieux du gestionnaire.

Vers une gestion immobilière plus fluide et centralisée

Cette nouvelle fonctionnalité s’inscrit dans une logique plus large portée par Inch : centraliser l’ensemble des tâches du syndic au sein d’un seul outil. En simplifiant l’envoi de courrier comme on a déjà simplifié la gestion comptable, le suivi des interventions ou l’animation des AG, Inch poursuit sa mission : vous faire gagner du temps, fiabiliser vos process, et améliorer votre service.

Vous souhaitez voir cette fonctionnalité en action ?

Demandez une démo personnalisée d’Inch et découvrez comment simplifier l’envoi de vos courriers administratifs en quelques clics.