Les 7 points clés pour une visite d'immeuble réussie

La visite d’immeuble est une composante indispensable de la gestion immobilière compte tenu de son impact positif sur la relation client. En effet, elle permet au professionnel non seulement de rencontrer les copropriétaires et/ou les occupants des biens dont il s’occupe mais aussi de faire un point sur les sujets techniques à traiter.

Mais il est également important que le gestionnaire puisse animer ces visites de manière organisée tout en restant joignable par ses clients afin que chacune d’entre elles participe à la satisfaction client et à l’efficacité opérationnelle. Il faut récupérer en amont toutes les informations utiles, ordonnancer le rendez-vous pour qu’il ne soit pas une perte de temps, traiter les points soulevés sur place, informer les personnes concernées…

Afin de faciliter les aspects « terrain » de vos missions de gestion immobilière, la fonctionnalité « Visite d’immeuble » proposée par la solution Inch vous accompagne en simplifiant les 7 points clés inévitables de vos déplacements sur les immeubles.

1. Préparez votre visite

Avant toute chose, vous devez prendre le temps de préparer votre visite pour montrer à vos clients que vous connaissez votre patrimoine sur le bout des doigts. Il est alors nécessaire de se plonger préalablement dans l’historique de l’immeuble, d’autant plus si vous venez de récupérer ce bien en gestion ou que la personne qui en a habituellement la charge est momentanément absente. Pour cela, il vous suffit de consulter la fiche d’immeuble sur la plateforme Inch sur laquelle sont renseignées toutes les informations dont vous aurez besoin. Vous pouvez ainsi :

• Récupérer toutes les actions précédentes : Des tickets sont-ils ouverts ? Y a-t-il eu des sinistres ou des contentieux ? Quels sont les sujets d’actualité ?
• Prendre connaissance des dernières interactions : Quels ont été les échanges avec les clients, les partenaires ?
• Consulter les contrats : Sont-ils à jour ?

2. Invitez les bonnes personnes

Une visite d’un de vos biens n’a que peu d’intérêt si elle a lieu sans la présence des personnes clés de l’immeuble. Selon le cas, vous pouvez avoir besoin d’être accompagné par un membre du conseil syndical, un propriétaire ou un occupant, une entreprise ou simplement le gardien. En cochant dans l’application Inch les personnes que vous souhaitez rencontrer sur place, il vous est possible de leur envoyer en un clic une invitation au jour et à l’heure indiqués.

3. Organisez votre visite

Votre temps dans l’immeuble doit être optimisé. Il est en effet très facile d’être distrait par diverses sollicitations une fois sur place. La solution Inch qui peut être utilisée hors ligne sur votre tablette ou votre mobile vous permet de disposer d’une check-list pour ne rien oublier. Vous pouvez vérifier :

• Les équipements préalablement listés en indiquant si tout fonctionne ou au contraire s’il y a des points de vigilance,
• Des sujets de contrôle spécifique que vous avez souhaité réaliser (affichage protocole incendie, fonctionnement d’un ferme-porte…)
  
  

4. Documenter les sujets évoqués lors de la visite

L’application Inch vous donne la possibilité d’ajouter des notes ou des photos au cours de rendez-vous pour enrichir et documenter les vérifications que vous avez effectuées. L’équipement que vous venez d’indiquer comme défectueux aura ainsi une photo illustrant précisément ce qu’il est nécessaire de traiter. Vous disposez ainsi d’une justification de l’intervention que vous vous apprêtez à demander, ce qui est particulièrement utile lors de l’approbation des comptes.

5. Traitez immédiatement les demandes d’intervention

Inch vous fait gagner en réactivité. Dans la continuité de ce qui précède, vous pouvez directement créer un ticket à partir du constat que vous venez de faire. Après l’avoir éventuellement précisé ou complété, il vous suffira de valider ledit ticket dès votre retour au bureau pour demander à une entreprise de venir traiter le problème. Précisons par ailleurs que tous les points indiqués comme défectueux et faisant l’objet d’une ouverture de ticket se retrouvent directement sur la plateforme Inch consultable au bureau par les collaborateurs et par les propriétaires ou occupants concernés. Vous gagnez par conséquent un temps précieux et attestez d’une grande réactivité auprès de vos clients.

6. Éditez le rapport de visite

Une fois votre visite terminée, vous avez la possibilité de générer automatiquement un rapport au format Word, c’est-à-dire que celui-ci est modifiable par la simple utilisation d’un traitement de texte. Il est alors possible de relire le compte-rendu, de reformuler ce qui a été tapé rapidement sur place de manière peut-être trop imprécise, de compléter certaines données ou alors de corriger tout simplement ses fautes. Mais l’avantage principal réside dans le fait que le rapport est déjà prêt avec toutes les informations utiles, dans une version prête à être à être enregistrée en PDF et envoyée par email au client.

7. Communiquez le rapport de visite aux personnes concernées

Parce que Inch considère que la communication est essentielle dans l’amélioration de la relation client, le rapport peut être directement envoyé aux personnes présentes lors de la visite afin qu’elles puissent vérifier ce qui a été dit et fait, mais aussi à toutes les personnes potentiellement intéressées par le passage du gestionnaire dans l’immeuble. En effet, si dans le cadre d’une expertise dommages-ouvrage à laquelle aucun membre du conseil syndical ne pouvait être présent l’expert sollicitait seulement au moment du rendez-vous l’accès à un appartement occupé par un locataire, le copropriétaire concerné ainsi que le conseil syndical seraient naturellement intéressés par votre compte rendu et par les actions que vous aurez prises pour gérer le problème.

En conclusion, la fonctionnalité « visite d’immeuble » que met Inch à disposition des professionnels de la gestion immobilière est à la fois destinée à faciliter les tâches des gestionnaires eux-mêmes lors de leurs déplacements, mais aussi à améliorer la satisfaction client. Apporter de la visibilité à leurs actions auprès de leurs clients est une composante essentielle de leur métier afin de redonner de la valeur à leur travail et un moyen efficace pour leur permettre d’en apprécier la valeur. Le bilan annuel sanctionné par le renouvellement ou non du mandant du professionnel peut ainsi se faire sur des éléments concrets et en parfaite connaissance de cause.