Pour une part importante de son métier, le gestionnaire immobilier endosse le rôle d’interface entre les propriétaires et les locataires des immeubles d’une part et les différents prestataires qui sont amenés à y intervenir d’autre part. En effet, sa fonction ne se résume pas à gérer les biens sur un plan administratif et comptable. La vie d’un immeuble est ponctuée de petits problèmes spécifiques, le plus souvent techniques, qui nécessitent le recours à un professionnel qui pourra le résoudre au mieux. Et quand bien même la demande ne requiert pas nécessairement l’aide d’un spécialiste, le gestionnaire qui n’est pas sur place a besoin de pouvoir s’appuyer sur des tiers efficaces pour accéder à la demande de ses clients et ainsi lui faciliter la tâche.
Pourtant, s’entourer de prestataires compétents dans leur domaine, réactifs dans les interventions, et disposant d’une intelligence relationnelle avec les clients ne s’avère pas si facile. Pour y parvenir, il faut avant tout connaître quelques fondamentaux.
Pourquoi est-ce essentiel pour un gestionnaire de s'entourer des bons fournisseurs?
Aux yeux de ses clients, la qualité d’un gestionnaire immobilier dépend avant tout de sa capacité à répondre rapidement et efficacement à leurs demandes sur des questions diverses. La majorité d’entre elles sont des incidents qui se produisent sur l’immeuble (panne de digicode, vitre brisée en partie commune, panne de chauffage collectif, etc.) ou l’organisation de travaux planifiés qui doivent être entrepris. Or, toutes ces actions ne sont pas réalisées par le gestionnaire lui-même, mais par un fournisseur. En d’autres termes, la qualité de la relation client du gestionnaire dépend à ce moment-là d’un tiers. Il est par conséquent essentiel, afin de ne pas risquer de subir les conséquences d’une mauvaise prestation, d’être certain que le professionnel assurera une mission satisfaisante pour les intéressés. Ce constat est d’autant plus vrai qu’on touche à la sphère privée de ces derniers quand les travaux concernent leur habitation.
Anticiper le choix des fournisseurs
Choisir les bons partenaires nécessite de prendre un peu de temps, quand bien même le temps est justement ce qui manque aux gestionnaires immobiliers.
Identifier les intervenants adaptés
Pour avoir la chance de trouver un bon fournisseur à défaut de la perle rare, il ne faut pas le choisir dans l’urgence et sans le connaître un tant soit peu au préalable. Un travail de recherche doit être mené en amont afin de vous constituer une base de données fiable dans laquelle vous irez vous plonger le moment venu.
Il est par conséquent très utile d’avoir établi une liste de fournisseurs dits « du quotidien » pour réaliser les interventions de dépannage, et une autre de prestataires destinées à réaliser des travaux plus lourds, décidés sur devis.
Sélectionner les professionnels conformes et méritants
La sélection d’un fournisseur exige d’approfondir ses recherches essentiellement sur deux aspects :
→ L’aspect juridico-administratif : l’entreprise existe-t-elle sur le plan légal ? Rencontre-t-elle des difficultés financières ? Quelle est sa situation envers l’URSSAF ? Dispose-t-elle de toutes les assurances requises ? Est-elle inscrite chez un partenaire de conformité?
→ L’aspect réputation : l’entreprise a-t-elle un référentiel ? Quels sont ses avis Google ? Bénéficie-t-elle d’un bon bouche à oreille ? Vos collègues ont-ils déjà eu recours à ses services ?
Créer une relation de confiance avec les fournisseurs
Si vous êtes satisfait d’un fournisseur qui remplit bien sa mission tout en étant apprécié des clients, vous avez tout intérêt à le garder. Pour cela, vous devez faire en sorte que celui-ci trouve également son intérêt à continuer à travailler avec vous.
Faciliter la collaboration
Pour qu’un fournisseur considère qu’un chantier ou une intervention est productive, il a besoin que deux conditions, en particulier, soient remplies :
→ La qualité des informations qui lui sont transmises : lors de son déplacement sur l’immeuble, le prestataire doit savoir où il doit se rendre avec précision, ce qu’il lui est demandé, le nom et les coordonnées de la ou les personnes qu’il est supposé rencontrer et, dans le meilleur des cas, avoir un peu de contexte. Cela peut sembler couler de source, mais malheureusement, nombre de professionnels se rendent sur place pour rien et doivent revenir, ou se trompent d’intervention compte tenu de la transmission de renseignements erronés.
→ La régularité des paiements : qu’il s’agisse des factures de simples interventions ou des situations de chantier pour des travaux plus importants, le fournisseur doit pouvoir compter sur le paiement simple et rapide de ses prestations. La relation de confiance avec le gestionnaire se crée plus facilement s’il sait qu’il n’a pas à se soucier de l’aspect financier qui pourrait mettre en difficulté son entreprise.
S’inscrire dans un partenariat
La fidélisation d’un fournisseur dépend également de la relation de partenariat que vous aurez construit avec lui. Il s’agit de créer un espace d’intérêts mutuels qui a vocation à inscrire la relation dans la durée. Les bénéfices de la satisfaction des copropriétaires et/ou des occupants de l’immeuble doivent pouvoir retomber sur l’entreprise elle-même. Si le gestionnaire est le donneur d’ordre, les clients directs des fournisseurs restent les personnes intéressées par sa prestation. Leur appréciation et leur évaluation sont importantes et doivent pouvoir être partagées en interne.
En définitive, les secrets pour bien choisir ses fournisseurs résident dans la relation de confiance et de partenariat qui se crée entre gestionnaire immobilier et prestataire dans l’intérêt de chacun. Celle-ci aura une chance de perdurer si la communication entre eux est aussi facile que régulière. Inch ayant parfaitement pris conscience de cet enjeu, sa solution permet en quelques clics au gestionnaire de missionner une entreprise, de lui communiquer tous les renseignements utiles à son intervention, de suivre ses travaux et de le relancer si besoin, d’informer les personnes intéressées et de récupérer leur évaluation, ainsi que de procéder à son paiement.
